Před vámi je napsaný projekt ... a prázdný kus papíru. V studeném potu si začnete myslet, že by bylo snadnější si najmout copywriter (koneckonců, nechodil jste do podnikání jako spisovatel). Přemýšlejte znovu. S pěti jednoduchými kroky a několika praxí můžete být tvým vlastním copywriterem a znovu investovat peníze, které byste vynaložili na externí pomoc pro vaše podnikání.
Proč obchodní psaní je důležité
Důvod spočívající v psaní důvodu nebo jakýkoli druh obchodní komunikace je stejný důvod, proč se zabýváme podnikáním: vytvářet pozitivní obchodní výsledky. Efektivní podnikové psaní může propagovat pozitivní obchodní výsledky mnoha způsoby, včetně:
- Vytváření hodnoty pro zúčastněné strany
- Pomáhat sladit zúčastněné strany se strategií a cíli společnosti
- Umožnit spisovateli zapojit se do neustálého učení
Níže uvedené návrhy na psaní zlepší způsob, jakým píšete v libovolné době - od neformálního e-mailu až po kompletní obchodní návrh. (Jediná věc, která se bude lišit, je čas strávený na každém psaní.)
Krok 1: Znáte své publikum.
Komunikujete nahoru, dolů nebo bočně? Je vaše publikum interní nebo externí vůči vaší organizaci? To jsou nejzákladnější otázky týkající se vašeho publika. Pokud se ve svém vyšetřování zastavíte, pravděpodobně nemáte dostatek informací, abyste se v procesu psaní dělali dál.
Seznamte se s vaším čtenářem jakýmkoli způsobem. Pokud je to jedna konkrétní osoba, mají asistenta, která vám může dát nějaký pohled? Možná, že přímé zprávy osoby vám mohou dát nějaké ukazatele? Existuje profil osoby, která vám pomůže určit jejich zájmy a komunikační styl? Pokud prodáváte nebo sdělujete řetězec velení, odpovědi na tyto otázky mohou být rozhodujícím faktorem toho, zda vaše publikum čte a jedná o vašem psaní.
Udělejte si chvíli, abyste si uvědomili preferovaný komunikační styl vašeho čtenáře. Přemýšlejte o tom, jak s vámi a ostatními komunikují. Chtějí, abyste se "dostali k věci", nebo se začnou ptát, jak vaše rodina dělá? Převládající moudrost v americké písemné komunikaci je dostat rovnou k bodu; nicméně; mnoho obchodních profesionálů dává přednost budování vztahu nejprve a nebudou číst váš e-mail, pokud se budou cítit znehodnoceni komunikací, která skočí přímo do obchodu. Znát své publikum znamená vědět, kam dát svůj hlavní bod: na začátku nebo na konci.
Nejdůležitější věc, kterou si vzpomenete, když uvažujete o vašem publiku, je vědět, na čem záleží. Není nic špatného s otázkou: "Co je to pro mě?" Pokud se o to nechcete ptát jménem svého čtenáře, vaše zpráva může být přehlédnuto.
Krok 2: Rozhodněte o komunikačním kanálu.
Jakmile znáte své publikum, můžete se rozhodnout, jaký kanál použít. Kanály nebo způsoby komunikace lze rozdělit na interní nebo externí, formální nebo neformální. Znovu je to jen první krok. Zvažte, zda čtenář předá vaše informace. Pokud ano, komu jej předá? Tyto otázky vám pomohou rozhodnout, zda potřebujete brožuru, dopis, poznámku, e-mail nebo jinou formu obchodního psaní.
Příklad: Napsali bychom na našeho nadřízeného, aby ho přesvědčili, že je třeba zavést nové politiky, které vyžadují zaplacené volno. Protože jde o formálnější interní žádost, použijeme formát memo. Tato poznámka bude napsána tak, aby ji vedoucí mohl vzít na adresu ředitele HR.
Krok 3: Verbalizujte požadovanou akci.
Během seminářů v obchodním psaní účastníci často chápou publikum a komunikační kanál, avšak v okamžiku, kdy musí identifikovat svůj celkový cíl, si myslí, že "chci, aby si je přečetli". Tento cíl nedosahuje účelu podnikání psaní - změna chování. Verbalizování toho, co chcete od čtenáře, podporuje konkrétní akci. Chcete čtenáře řídit novou politikou? Chtěli byste, aby požádali o nabídku nebo nabídku? Navrhujete změnu nebo žádost, která vyžaduje okamžitou akci?
Pokud si nejste jisti o ideální výsledné akci, váš čtenář bude také nejasný - a méně pravděpodobné, že bude jednat. Na druhou stranu, tím, že máte jasnou představu o tom, jaký je cíl vaší komunikace, je větší pravděpodobnost, že přesvědčíte svého čtenáře, aby jednal. Čas je podstatný v obchodním psaní. Máte jen chvíli, než necháte publikum vědět, že to, co máte na mysli, je cenné a potřebuje jednat.
Krok 4: Přemýšlejte jako reportér.
Stejně jako reportér, odpovězte na "Five W's" - kdo, co, kde, kdy, proč (a jak). Nezapomeňte, že podnikové psaní je jasnější, když je to k věci. Neuvádějte historii a "zajímavé" detaily pozadí, pokud se přímo netýká toho, co chcete čtenáři udělat.
Máte-li čtenáře, který má rád značné detaily, zvažte odpovědi na následující otázky ve svém psaní:
- Proč se čtenář stará?
- Jak čtenář těží?
- Co by čtenář měl dělat?
- Kdy má čtenář dělat to?
- Co se stane, pokud čtenář podnikne kroky?
- Co se stane, pokud čtenář není přijmout opatření?
- Kdo bude mít prospěch? Proč?
- Kde čtenář získá více informací?
Krok 5: Zavřete prodej.
Požádejte o prodej na konci vaší obchodní komunikace. Požádejte čtenáře o akci, kterou očekáváte a kdy očekáváte. Jedná se o "uzavírací" techniku, která je nejúčinnější u amerického publika. Při psaní pro mezinárodní publikum se jedná o různé kroky; nicméně poskytnutí přesvědčivého konce posílí vaši komunikaci.
Podívejme se na příklad, který používá všechny pět kroků procesu psaní.
Komu: Evan Datta
Od: Soma Jurgensen, x555
Datum: prosinec 29, 2010Re: Zvýšení efektivity požadavků na placené volno (PTO)
Na nedávném setkání zaměstnanců jsem byl přesunut váš touhou zlepšit efektivitu našich procesů, abychom upřednostnili náš čas a objevili více rovnováhy mezi prací a životem jako organizaci. Vaše zamyšlená myšlenka toho dne mě inspirovala nabídnout si vlastní představu.
Vezměte prosím na vědomí tuto poznámku jako žádost o změnu v procesu, který stojí naší společnosti bezpočet hodin neúčinnosti a přepracování. Vyzbrojení touto žádostí o změnu můžete přidat další taktiku, která podpoří vaši strategii soustředění na lidi zefektivováním procesů.
Současnou politikou je, aby zaměstnanci mohli e-mailem zasílat své nadřízenost pro PTO. Dozorčí pracovník poté prošetří počet dní, které má zaměstnanec, a částečně vyplní formulář, který má zaměstnanec vyplnit a podepsat před schválením žádosti. Vzhledem k tomu, že naše společnost zvýšila počet zaměstnanců hlášených každému manažerovi během restrukturalizace v loňském roce, poptávka po požadavcích manažeři na požadavky PTO se zvýšila exponenciálně. S jediným asistentem je personální ředitel zaplaven žádostí o individuální žádosti o akruální příděl PTO. Výsledkem je značný čas strávený zkoumáním a uspokojováním požadavků, což také vedlo k mnoha chybám.
Pomocí intranetu společnosti k distribuci formulářů a přizpůsobení systému HRIS přihlášením zaměstnanců by většina výzkumu a formulářů mohla být provedena samotnými zaměstnanci. Nový systém by fungoval takto:
- Zaměstnanec se přihlásí do systému HRIS a ověří počet zbývajících hodin PTO
- Zaměstnanec vyplní horní část formuláře s příslušnými informacemi a ověřeným počtem hodin PTO označených ověřovacím číslem
- Zaměstnanec zašle e-mail formuláři nadřízenému
- Školitel zadá ověřovací číslo pro kontrolu dostupných hodin PTO a schválí nebo odmítne žádost o PTO podle zásad společnosti
- Supervizor e-mailem vyplní formulář na vlastní e-mail, který bude kontrolován HR asistentem a zadán do systému HRIS
Přijetí této procedurální změny uvolní čas pro zaměstnance, manažery a HR. Ušetřený čas může být využit v osobním kontaktu se zaměstnanci, kteří mají víc než rutinní otázky a zlepšují služby zákazníkům, které poskytuje HR.
Pokračování v současné politice bude mít za následek ztrátu času a zdrojů. Další informace o frustracích, které se týkají současné politiky, nám umožňují, aby se asistentka pro oblast lidských zdrojů a já sešli po prvním ročním období. Jsme schopni poskytnout konkrétní informace podporující tuto změnu na setkání s personálním ředitelem.
Tento nový proces může být zaveden v průběhu šesti měsíců, což společnosti umožní těžit z tohoto kalendářního roku (2011) a rychle zvýraznit vaši strategii zaměření na lidi zefektivňováním politiky.
Budu vás kontaktovat do týdne od prvního roku, abyste tuto příležitost dále prodiskutovali. Máte-li mezitím dotazy, prosím kontaktujte mne v mé pobočce v záhlaví poznámky.
S pozdravem,
XXXX
Závěrečné poznámky
Pamatujte si na to - dokonce i věnování několika málo vteřin organizování vašich myšlenek pomocí tohoto pětistupňového procesu může zlepšit vaši práci bez ohledu na obsah. Po každém kroku, který se dá vzájemně provázat, vám umožní, obchodním spisovatelům, usnadnit silnou komunikaci, která má pro vaše podnikání pozitivní výsledky.
