E-mail může být důležitý, ale pokud nekomunikujete správným způsobem, můžete skutečně ublížit vaší firmě.
Existují některá obchodní e-mailová pravidla a pokyny, které můžete dodržovat, abyste se ujistili, že e-mailová komunikace je pevná. Zde jsou tipy 50.
Obchodní e-mailové tipy
Mají profesionální e-mailovou adresu
Než začnete odesílat e-maily, musíte se ujistit, že vaše skutečná e-mailová adresa je vhodná. V ideálním případě budete mít oficiální e-mailovou adresu, která končí adresou vaší společnosti. Ale pokud používáte osobní Gmail účet nebo něco podobného, jen se ujistěte, že budete držet to jednoduché s vaším jménem nebo iniciály, místo aby se snažil dostat roztomilé nebo vtipné.
Zahrnout přímý předmět
V každém e-mailu byste měli zahrnout předmět, který přesně odráží obsah e-mailu. Pouze několik souhrnných slov dává příjemci představu o tom, co očekávat před tím, než skutečně přečte Vaši zprávu.
Používejte pouze "Odpovědět všem", když je to nutné
Když obdržíte e-maily, které zahrnují každého ve vaší organizaci nebo dokonce několik lidí, můžete být v pokušení zahrnout všechny do vaší odpovědi. To ale může vést k velkému časovému ztrátě pro lidi, pokud zpráva není pro ně relevantní. Takže buďte opatrní a odpovězte jen na všechno, když je to naprosto nezbytné.
Zkorigovat
Nechcete si čas věnovat skvělé e-mailové zprávě, jen aby jste je poskakovali pravopisnými a gramatickými chybami. Před zasláním zkuste provést opravu a kontrolu pravopisu, abyste mohli chytit potenciální chyby.
Znovu přečíst pro Tone
Ale měli byste také ve skutečnosti přečíst svou zprávu s myšlenkou na to, jak ji příjemce přečte. Někdy se v e-mailu ztratí tón. Jen se ujistěte, že si přečte, jak máte v úmyslu.
Poznej své chování
A samozřejmě byste měli zahrnovat jemné věci, jako je to prosím, a děkuji vám v každé zprávě.
Zůstaňte jej formální pro klienty / nadřízené
Existuje spousta různých úrovní formality, pokud jde o e-mail. Ujistěte se tedy, že váš vztah s každou osobou považujete dříve, než se dostanete příliš pohodlně. "Hej kluci" může být vhodným pozdravem pro vaše přátele. Ale při jednání s klienty pravděpodobně budete chtít udržet trochu profesionálnější.
Použijte formality pro nové kontakty
Stejně tak je dobré udržovat věci hodně formální s lidmi, se kterými poprvé posíláte e-maily, dokud je neznáte dostatečně dobře, abyste je změnili.
Použití přijatelného pozdravu
Konkrétněji budete chtít zvážit pozdravy, které používáte pro každou osobu. Obecně byste měli držet "Hej ..." lidem, které znáte docela dobře. "Dobrý den" a plné jména jsou vhodnější pro klienty nebo poprvé kontakty.
Drž se tématu
V samotném těle e-mailu budete chtít, aby to bylo co nejkratší. Nenechte příjemce přečíst román, jen aby zjistil, co je vaším hlavním bodem.
Rozdělit dlouhé zprávy
Pokud máte k dispozici více bodů, rozdělte text s různými odstavci nebo dokonce o čísla, aby bylo snadné číst.
Vyčistěte svou výzvu k akci
Měli byste také zvážit, co má příjemce dělat se zprávou. Pokud hledáte, aby odpověděli na konkrétní informace, řekněte jim to na konci e-mailu.
Použijte péči s zkratkami a žargonem
Pokud jste v e-mailu uvedli nějaké zkratky nebo jargon specifický pro daný sektor, zvážit znalosti příjemce. Pokud máte záležitost s klienty v různých průmyslových odvětvích, například budete chtít zahrnout trochu více informací, než byste měli s vašimi spolupracovníky.
Zvažte své uzavření
Na konci každého e-mailu budete chtít vybrat vhodné závěrečné prohlášení. Pro obchodní e-maily použijte něco jako "díky" nebo "nejlepší".
Zahrnout blok podpisu
Můžete také přidat podpisový blok, který obsahuje některé další informace v dolní části vašich e-mailů. Uveďte své jméno a některé kontaktní informace.
Uveďte poznámky o všech přílohách
Pokud připojíte nějaké dokumenty k e-mailu, nechte příjemce vědět, co to je, takže nemusíte ho otevřít jen proto, aby zjistil.
Nezapomeňte se připojit
Je také poměrně běžné, že lidé říkají, že něco přichycují a pak zapomínají, že to vlastně dělají. Takže zkontrolujte před odesláním.
Zkontrolujte velikost souboru
Při práci s velkými soubory však buďte opatrní. Udělat to pouze tehdy, když je to naprosto nezbytné. Nebo můžete zkusit zmenšit velikost fotografií nebo rozdělit soubor na menší kousky, aby byl zvládnutelný.
Zip velké soubory
Když je třeba připojit velké soubory, vložte je do souboru ZIP, aby bylo příjemcům snadnější.
Zeptejte se nejprve na ty přílohy
Je také dobré se zeptat svého příjemce, jestli je v pořádku odeslat velký soubor předem. A pak zjistěte, kdy bude nejvhodnější pro vás poslat takový soubor.
Zeptejte se na typy souborů
Kromě toho zkontrolujte a zjistěte, na které programy mají příjemci přístup, abyste si mohli být jisti, že budou moci otevřít přílohy, které pošlete.
Odeslat soubory PDF, pokud je to možné
Soubory PDF však lze snadno zobrazit na jakémkoli typu zařízení. Pokud je to možné, posílejte soubory PDF namísto souborů, které vyžadují určitý program.
Neotevírejte přílohy od lidí, o kterých nevíte
Na druhé straně této rovnice, když dostanete přílohu v e-mailu, který jste nečekali, buďte opatrní při otevření. Pokud si něco nejste jisti, požádejte odesílatele o přílohu dříve, než ji skutečně otevřete.
Nesdílejte důvěrné informace
Vzhledem k tomu, že e-maily jsou tak snadné předat a sdílet, nebo nechtěně odeslat nesprávné osobě, není to správný formát pro sdílení citlivých nebo důvěrných informací.
Použijte varování s humorem
Můžete také být v pokušení přidat trochu zábavy nebo humor, aby vaše e-maily. Ale protože to může být obtížné rozluštit tón v e-mailech, ujistěte se, že je to velmi jasné, nebo vést vtipy na lidi, které jste opravdu spokojeni.
Zůstaňte mimo hloupé písma
E-mail také není správným místem k tomu, abyste získali kreativitu s prvky návrhu. Stick s písmy, které jsou klasické a snadno čitelné.
Stick s černou a bílou
Stejně tak zůstaňte mimo jedinečné barvy písma a vzory pozadí. Klasické černobílé je nejsnadněji čitelné.
Omezte používání výkřičných bodů
Vykřičníky vám mohou pomoci získat pocit vzrušení nebo důrazu. Ale nepoužívejte je v přebytku nebo vaše zpráva nebude vypadat jako profesionální.
Použijte varování u všech uzávěrů
Všechny čepice mohou také přidat určitý důraz. Ale může to také narazit jako křičet. Takže pokud to není skutečně nutné, zvážit místo toho kurzíva nebo něco.
Používejte pouze emotikony s určitými lidmi
Pokud jde o smajlíky a emotikony, nechte je na rozhovorech s přáteli a blízkými spolupracovníky, o kterých víte, že je nebude chybně interpretovat ani je považovat za neprofesionální.
Zvažte různé kultury a jazyky
Můžete také někdy korespondovat s lidmi z různých kultur nebo zázemí. Ujistěte se, že při vytváření vašich odpovědí zvážíte, abyste nikoho neporušovali nebo nezaměňovali.
Krok zpět před odesláním emočních zpráv
Pokud se někdy ocitnete v situaci, kdy musíte poslat rozzlobený nebo jinak emocionální e-mail, vytvořte svou zprávu a pak chvíli ustoupte, abyste si vyčistili hlavu. Pak později znovu přečtěte zprávu, abyste se ujistili, že je to vlastně to, co chcete říct.
Odpovědět na náhodné zprávy
V situacích, kdy obdržíte e-mail, který nebyl určen pro vás, odpovězte odesílateli, abyste je mohli rychle informovat.
Potvrďte příjem pro zprávy, které nemůžete dostat doprava
A pokud obdržíte e-mail, který byl určen pro vás, ale není to něco, na co můžete plně reagovat, nechte odesílatele vědět, že jste ho obdrželi a kdy se k němu dostanete.
Spuštění nového e-mailového řetězce pro nové subjekty
Při zasílání e-mailem někomu, s kým často odpovídáte, může být lákavé udržovat jen jeden řetězec nepřetržitě. Ale to vám může složité udržet vaše rozhovory organizované. Začněte tedy nový řetězec pro každý nový předmět.
Pouze předat zprávy, je-li to nutné
Přesměrování může být užitečné pro uživatele e-mailu. Ale může to být také nadměrně využíváno. Takže předtím, než budete předávat nějaké zprávy, ujistěte se, že jsou skutečně nutné, abyste bombardovali lidi s emaily.
Přidejte osobní zprávu při přesměrování
Když zjistíte, že je nutné předávat e-maily, přidejte do horní části osobní zprávu, abyste vysvětlili místo toho, že byste jen zasáhli dopředu a aby příjemce přečetl celý e-mail bez kontextu.
Zkontrolujte obsah před odesláním
A pokud předáváte novinku nebo jakýkoli druh informací, pro které nemůžete osobně zaručit, proveďte nějaký rychlý průzkum, abyste ověřili přesnost, takže neskončíte tím, že ztratíte čas nikoho s informacemi, které nejsou správné.
Nepřidávejte uživatele do seznamů e - mailů, ke kterým se nezaregistrovali
Pokud máte nějaké skupinové e-mailové řetězce nebo seznamy, na které pravidelně posíláte e-maily, přidávejte do tohoto seznamu pouze lidi, kteří vám dali svolení.
Upřímně požádejte o odmítnutí seznamů, pro které jste se nezaregistrovali
A pokud jste někdy přidali do seznamu, ke kterému jste se nepřihlásili, nebojte se kontaktovat odesílatele a zdvořile požádejte, aby byli odvezeni.
Dáte lidem dostatek času, aby mohli reagovat před odesláním připomenutí
Pokud jste odeslali e-mail a nedostali jste odpověď, možná budete chtít poslat rychlou připomínku. Jen se ujistěte, že jste danému člověku dali den nebo dva odpovědět, v závislosti na tom, jak dlouho to obvykle trvá.
Zkontrolujte složku Spam
Je také dobré zkontrolovat složku nevyžádané pošty nebo nevyžádané pošty před odesláním upomínkových e-mailů lidem - jen v případě, že je již poslali.
Použijte Zprávy pryč při dovolené
Když jedete na dovolenou nebo mimo kancelář déle než jeden nebo dva dny, nastavte automatickou odpověď nebo pryč, aby lidé dostali rychlou odpověď, když vás pošlou e-mailem.
Nechte lidi vědět, kdy budete odpovídat
V této zprávě uveďte datum, kdy se vrátíte do kanceláře a očekáváte, že budete moci vrátit e-maily, takže budou vědět, kdy očekávat odpověď.
Dejte jim další kontakt pro naléhavé záležitosti
A v případě, že jsou nějaké dotazy obzvláště naléhavé, zadejte do vašeho podnikání jiný kontakt, s nímž se mohou dostat do kontaktu.
Přidejte poslední e-mailovou adresu
Pokud vytváříte nový e-mail, začněte s předmětem a obsahem před přidáním e-mailové adresy příjemce. Tím se zabráníte nechtěnému odeslání zprávy příliš brzy.
Zkontrolujte příjemce znovu
Také se chcete ujistit, že ho posíláte správné osobě. Takže vždy zkontrolujte před odesláním.
Triple-check Název pravopisu
A jděte zpět a zkontrolujte ještě jednou, že jste správně napsali jméno osoby ve vašem e-mailu. V tomto případě nemůžete být příliš opatrní.
Ujistěte se, že se vaše jméno zobrazuje správně
Měli byste se také ujistit, že se ve vašem podpisu a v poli odesílatele správně zobrazí vaše vlastní jméno.
Rychle odstranit, je-li to nutné
Některé e-mailové klienty, jako je Gmail, mají funkci, která vám umožní odstranit odeslané e-maily, pokud tak učiníte hned. Pokud jste zapomněli dvakrát zkontrolovat cokoli, vymažte e-mail rychle, než se skutečně dostane k příjemci.
Odeslat e-mailem fotografii pomocí programu Shutterstock
