Ručně psaná zpráva vašim věrným zákazníkům - pěkný dotek!
Ručně psaná faktura na papíře - tolik ne.
Ale ručně psané faktury jsou jen jedním z mnoha kritických finančních procesů, které mnohé malé firmy stále dělají ručně.
Stále používáte manuální proces
Podle nových údajů společností Wakefield Research a Concur se 84 procenta malých podniků každý den spoléhají na nějaký ruční proces.
V době, kdy jsou automatizované systémy obvykle volné a snadno dostupné, je to šokující postava.
Projdeme časovou warp - zpět do 20 Century - abychom zjistili, jaké technologie starých škol jsou dnes ještě používány.
Tabulky
Aplikace jako Excel jsou stále dobré pro některé malé firmy a některé profese. Průměrný vlastník malého podniku, který není věnován účetnictví, není jedním z nich.
Přesto 69 procento malých firem používá tabulky k plánování svých rozpočtů a sledování jejich výdajů.
Spíše než aplikace Excel jsou aplikace pro účetnictví s plnou obsluhou široce dostupné. Jsou často ideální pro malé podniky, kde je účetnictví umístěno na zadní hořák.
Tyto aplikace jsou o krok dále než běžné tabulky. Mnoho z nich je vybaveno pro poskytování finančních informací v reálném čase a snadné čtení, díky nimž je rozhodování snadnější a chytřejší. Využívají co nejvíce zadaných dat.
Skládací skříně
Byl čas, kdy bylo vše natištěno na papíře. Tyto dokumenty byly organizovány do manilských složek a označeny. Větší účty dostaly složku harmoniky.
Tyto složky byly uloženy - často abecedně - v takzvaném spisovacím skříni. Jsou to hromady posuvných zásuvek, které často zablokují.
Mohli byste posoudit, jak velká je podnikání - nebo kolik papírů potřebuje - o množství archivních skříní, které podnik měl.
Ale nechodí pryč. Šedesát procent malých podniků si stále uchovává své důležité soubory ve skříňce.
Knižní kniha a grafický papír
Stejné údaje zjistily, že 49 procent malých firem používá "ručně psaný záznam pro sledování, správu a analýzu výdajů".
Pokud jsou počítačové tabulky stále v módě mezi malými podniky, údajně ručně psané údaje jsou stále shromažďovány v knihách knih.
A tato data analyzovaná na papíře mohou být vykreslena na grafickém papíru. Jak jinak byste nakreslili přesný sloupkový graf? Nejnovější software pro grafický design?
Pokud to není zlomené - ne, je to zlomené
Důstojný majitel malého podniku, který se uchyluje k těmto "technologiím", se bude domnívat, že dosud nezvládli.
Šance jsou, že se mýlí.
Toto spoléhání na ručně psané údaje přinejmenším způsobuje zbytečné zpoždění.
Výsledky Wakefield Research a Concur ukázaly, že 42 procent z dotazovaných malých podniků má chyby v porovnávání faktur s klienty.
Další procento 42 uvádí, že se vyskytly chyby, které sladily faktury.
Zpoždění nákladů
Zpoždění jsou problém a jsou nákladné. Z dotazovaných podniků 47 procent uvádí, že došlo k prodlevám při zpracování objednávek dodavatelů.
Čtyřicet procent tvrdí, že jim vznikly pozdní poplatky za platby, které byly ztraceny v rukopisu.
Obrázek: Trendy malých firem
